办公建筑隐患（如：地、墙、天花板、门、窗中的隐患）；
办公室物理环境方面的隐患（室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患）； 办公家具方面的隐患； 办公设备及操作中的隐患； 工作中疏忽大意造成的隐患； 消防中的隐患。
确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查； 发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险；
如发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直到解决。
将第3条中异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本企业的“隐患记录及处理表”中。
办公室中安全检查的方法：
接电话的流程以及注意点：
1、接听电话 ps：在铃响两声到三声时，拿起电话；应从问候语开始。 2、主动报出自己公司的名称、自己的姓名和职务 ps：公司、部门、个人 3、询问对方公司的名称、姓名、职务（注意甄别、过滤电话）
4、详细记录通话内容 ps：5W2H：Who (人) 、When (时)、Where (地)、What (什么事)、
Why (为什么)、How(怎样做)、How much( 多少) 5、复述通话内容，以便得到确认 注意重复要点： 对方的电话号码
对方约定的时间、地点 对方谈妥的产品数量、种类 对方的解决方案
双方认同的地方，以及仍然存在分歧的地方 其他重要的事项
6、整理记录提出拟办意见 7、呈送、转告上司
接电话时注意的其它要点： ▪ 不要同时接两个电话 ▪ 不要让对方久等
▪ 通话中注意及时的回应 ▪ 注意挂电话的细节 ▪ 避免信息沟通的偏差等
拨打电话的流程以及注意点：
1、提前想好谈话要点，准备好资料 ps：找谁、时间、地点、谈什么事、为什么、方式 2、正确拨号
3、询问对方公司名称、姓名、职务 4、说明自己的公司名称、姓名、职务 5、主动询问是否需要再说一遍 6、在通话记录上注明接听人及时间
通话时注意要点：
通话是临时打扰，若交谈时间较长，要先征求对方意见，如“可能要耽误您10分钟，
不知您是否方便？”
若为上司打电话，听到对方叫听话人时，要通知上司做好准备，不可让对方不耐烦
的久等。
若对方受话人不在，可留言或表示以后再打。要确定转话人的身份，重要的事，事
后要再确定一下。
秘书部门掌管的印章主要有三种： 一是单位正式印章（含钢印）；
单位印章代表机关、单位的正式署名，具有法定的权威和效力，多用于正式文件和介绍信、证明信等。
二是单位领导人“公用”的私章；
三是秘书部门的公章、专用章。
印章管理人员在使用印章时应注意：
遵循单位用印制度，不能违章用印，擅自用印。 应审查盖印单位有无有关负责人的批准手续。
用印时应注意审阅、了解用印文书的内容，不能不看内容就盲目盖印。同时还应检
查留存材料是否完全。 用印登记。
盖印。盖公章要端正、清晰，盖在署名中间，上不压正文，下要骑年盖月。
不同用途使用的章：落款章、骑缝章、封存章、密封章、骑边章、更正章等 时间管理的陷阱有哪些、如何跨越时间陷阱提高工作效率？
陷阱：1、干扰太多：声音干扰、职能干扰、空间干扰、设备干扰、源源不断的信息干扰、上司的干扰
2、做事方法不对，坏习惯太多：喋喋不休的“电话粥”、文件满桌病等
3、猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里：没时间做计划、计划常常被打断 4、不如意思拒绝别人 5、“反正时间还早”一拖延 6、基本功太差，没有好的工具
提高效率：1、要事第一
2、 并行工作、合并同类工作：双管齐下、合并同类任务，集中起来专心致志一次完成，避
免多次重复。
3、 善用时间管理的工具：记事本、备忘录、清单、计划表、时间表 (时间计划表、工作日
志表、工作计划等)
4、 善用零碎时间：“等”的时间、衔接时间、上司不在的时间 5、为自己设定时间底线：养成在最后期限之前完成工作的习惯 6. 学会说“NO！”
7．学会有效排除干扰如：有效处理信息 8、练好基本功 9、“例外”工作“案例化”、固定工作“程序化”、“标准化” ·危机 ·紧急的问题 ·有限期的任务、会议 · ·准备事项 ·预防工作 ·价值观的澄清 ·计划 ·关系的建立 ·真正的休闲充电 ·细琐、忙碌的工作 ·一些电话 ·浪费时间的事 ·“逃避性”活动 ·无关紧要的信件 ·看太多的电视 ·干扰，一些电话 ·一些信件、报告 ·许多紧急事件 ·许多凑热闹的活动 二 接待工作 有约接待：1、事先准备：提醒上司做好准备 2、热情待客 3、礼貌引导 4、妥善处理
5、适时告退
未预约接待：1、了解来宾的身份及来意 2、分流来访者 3、婉拒来宾 4、礼貌相送 团体接待：
（一）准备工作
1、尽可能多的了解来访者的相关情况
(如：姓名与职务、人数、性别与年龄、来访目的、日期、主要人物背景简历、生活习惯，兴趣、爱好、忌讳等)
2、制定接待工作计划，即拟定接待方案 （1）接待方案的基本内容
A、接待方针（接待的指导思想）
B、接待规格：高规格、低规格、对等接待
C、接待日程安排：概括性的；具体的。一般以表格、列表的形式列出：日期、时间、活动内容、地点、人员、备注等内容。 日程安排注意点：
a活动安排应主要围绕来访者的工作事宜，重要内容不可疏漏。
b时间、活动安排要合理，要注意突出优势，并充分考虑自己的不足之处。
c同时要确定各活动项目的陪同人员，活动的地点，主持人、住宿的地点、房间数量等。 D、接待形式。具体接待活动项目开展形式、方式。 E、接待人员组成与分工 F、接待经费开支
3、做好文字材料、相关资料的准备工作
(如：欢迎词、祝酒词、参观地的资料、对上级的汇报材料、介绍材料、新闻稿件、谈判材料、会谈材料等)
4、做好后勤准备工作 （二）客人到来后
1、做好迎接、陪客参观游览、宴会、会见会谈等接待活动。 （1）宴会
在接待工作中常会安排迎接宴会和送行宴会。宴会，可分别在早上、中午、晚上举行，其中晚宴最为隆重。
宴会分为三种：国宴、正式宴会、便宴。
当前国际上宴请的方式除宴会之外，还有冷餐会、酒会、茶会、早茶、宵夜、工作进餐等。 安排宴会注意点：
A、选择好时间、地点、确定好参加的人员。（注意在时间和数字等上的忌讳） B、按规格订好菜单。（考虑来宾特别是主宾的口味、爱好、习惯及禁忌，及当地的特色） C、按排好席位、布置好宴请现场。ps：以主人的桌为基准，右高左低，近高远低。主桌的确定以“面门为上，以远为大，以中间为尊，以右为尊”为原则。 D、注意宴请前接待礼仪及就餐时的礼节，敬酒要有分寸。
E、席间可安排领导讲话和其他文娱活动。隆重的宴会，要有正式的祝酒词、答酒词。 （2）会见与会谈
会见，是指双方或多方代表见面会晤，就共同关心的问题交换意见。按其内容可分为：礼节性会见、政治性的会见和事务性会见。
会谈，指双方或多方就某些重大问题进行深入接触，交换意见. 会见会谈流程： A、联络通知 B、准备资料
C、布置会场：准备文具及扩音器、麦克风等音响设备和灯光设备。准备一定的茶具、茶水和饮料、点心等。有时需放置双方标志旗帜
D、安排座位：会见时，座位安排通常为半圆形。会谈时一般用长方桌子，宾主相对而坐。“右上左下”。 E、合影
（3）签字仪式 准备：
A、确定主签人、助签人、主持人、致辞人、观礼人员、记者等。
B、准备好签字文本、签字用具等 C、布置好签字厅
总体要求：庄重、整洁、清静。
室内应铺地毯，设仪式标志牌（或悬置横幅）。 正规的签字桌应为长桌，最好铺设深绿色的台布。 签字桌应横放于室内（面门），在其后摆放适量的座椅。 在签字桌的右侧放置讲台或落地话筒
签署涉外商务合同时，需在签字桌上摆放双方国旗 排列座次： “右上左下”原则，即客右主左。 流程：
签字仪式正式开始，有关各方人员先后进入签字厅，在既定的位次上各就各位。（主
持人宣读重要来宾名单；宣布仪式开始；奏与仪式相应的歌曲） 签字人正式签署合同文本。
签字人相互交换签署的文本、握手祝贺。 共饮香槟酒互相表示祝贺。 致辞 礼毕退场 （三）接待总结
三 会务工作
（一）准备工作
1、成立会务工作机构：某会议筹委会、某会议筹备组（办公室）、某会议秘书处等 2、草拟会议筹备方案（会议预案，即会议计划）
（1）确定会议主题与议题：
（2）确定会议名称、开会时间、会期、地点：会议的名称应根据会议议题或主题确定，由主办单位、主题、类型组成，有些可包括时间、范围、届次、地点、地区和规模等要素。
（3）拟定会议的议程、日程安排及有关程序 （4）拟定与会人员的范围或名单及编组办法 （5）拟定会议文件的准备方案 a关于召开会议的请示：
b会议主题文书：提交会议审议批准的：工作规划、计划、报告、预算、议案、各项决议的草案。其他，如：开幕词、闭幕词、领导讲话稿、大会发言材料、会议总结报告等。 c会议参考性文件：调查报告、可行性分析报告、统计报表、技术图纸、图表等。 d管理性文件：会议通知、议程与日程安排、选举程序、表决程序、会议须知、保密规定以及与会人员名单等。
（6）拟定会议用品的准备方案：纸、笔、本等文具用品；桌椅、台布；茶具；扩音设备、照明设备、通风及空调设备；各式姓名卡片和证件；横幅、花卉等物品；选举性会议需要投票箱、选票等；表彰会需要奖品及颁奖时的音乐；专业性会议或咨询性会议应准备好幻灯机、投影仪、录音录像机等设备等 （7）拟定会议的后勤保障方案 （8）提出会议预算
（9）其它（人员分工、会场布置方案等） 3、报批手续
4、明确分工，落实会议方案 （重点是：文件、物品、食宿的落实）
5、布置会场
会场形式：圆形、椭圆形、多边形、扇形、长方形、半圆形、方形等 会场装饰：主席台（会标、徽记、红旗等装饰物、花卉、台布等）、 座次安排：主席台一左一右 附属性设施
6、发会议通知：书面通知形式：通知、请柬、邀请函、公告等；口头通知形式 7、会前检查：两种形式：领导人听取大会筹备处各组汇报、现场检查 （二）会中服务 会议记录
1、 回忆概况：会议名称、届次、时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人、记录人
记录审核人等
2、 会议内容：会议主题、讲话发言、形成的决议等
3、 其他情况：与会者的掌声、笑声、与会者迟到、早退、中途退场等 如何做好会议记录工作？ 1、 做好会议记录的准备工作 2、 掌握记录的基本方法 3、 做好记录后的修改工作
会议术语
议程是对已确定的议题根据内在联系、主次列出先后顺序，并冠以序号将其清晰地表达出来的会议文件。
日程是指会议议程在时间上的具体安排。会议的日程不仅要把每项议程安排在一定的时间内，还要安排会议中的其他辅助性活动。一般使用表格式，即日程表。 会议程序是每一次具体会议按照时间先后依次安排的工作步骤。是对会议各项活动（如各种仪式、报告、发言、有特色的活动等）按先后次序做出的安排。 会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。 会议简报是会议期间编印反映会议进行情况的简要报道，内容包括会议进行情况，代表们在讨论中提出的意见、建议和会议决定的事项等。
会议记录是当场把会议情况，包括发言、讨论的问题和决议的事项等记录下来的一种文书。它是会议进程的原始记录，是具有法律效力的档案，因此务必准确、完整和条理清楚。 议案是指法定的机关或具有正式资格的与会者，在会议期间向会议的领导机构提出的、请求在会议上讨论审议的单项正式书面议题。政府机关向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项，基层企事业单位的行政领导部门向同级职工代表大会、股东大会、董事会等会议机构提出请求审议的事项，都可以使用议案这一文种。
提案，广义上说，会议期间向会议提出的任何书面要求、意见、主张、批评、建议都可以叫作提案，也就是说，广义的提案包括议案。在国际性会议中，议案和提案并没有严格的区分，这两个术语常常互用。而在我国，提案是指特定组织中具有一定资格的成员在自己的职权范围内对某方面工作提出的意见、主张、批评或建议。
四、文书工作
（一）公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。 （二）公文格式
文件式格式（通用的平行或下行文、上行文格式） 信函式
命令（令）式 特定格式
会议纪要式
（三）公文用纸及印装格式：
公文用纸为A4型，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。 版心：版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。 天头：公文用纸天头（上白边）为：37mm ± 1mm。 订口：公文用纸订口（左白边）为：28mm ± 1mm
正文字体、字号：正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。公文文
字从左至右横写、横排。
平订、骑马订：公文应左侧装订，不掉页。（骑马订与平订） （四）公文的各要素划分为三部分：版头（眉首、文头）、主体、版记（文尾）
1、版头
由发文机关标志、份号、密级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、分隔线等要素组成。
（1）发文机关标志（公文版头）
发文机关全称或规范化简称﹢文件。发文机关标志推荐使用小标宋体字，用红色标识，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm。 联合行文时应使主办机关名称在前，如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 （2）发文字号
发文字号有三要素：发文机关代字、发文年份和该年的发文顺序号。 在发文机关标识正下方空二行 这是最常见的一种标注方式。 发文字号与签发人左右对称（左空一字编排） 对一些特定的公文可酌情处理 （3）签发人
代表机关最后核查并批准公文向外发出的领导人。按规定，下级机关上报的公文，都应注明签发人，以示负责。平行文、下行文可以注明签发（会签）人，也可以不注明签发（会签）人。
“签发人”三个字用3号仿宋字，签发人姓名用3号楷体字，居右空一字。 （4）份号
份号，是指依据同一文稿印制若干份时每份在总印数中的顺序编号。“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号”。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字。 份号的位置在版心左上角第1行处，顶格书写。 （5）密级和保密期限
秘密、机密、绝密例：绝密★30年，机密★ 20年，秘密★ 10年
标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。保密期限中的数字用阿拉伯数字。 （6）紧急程度
如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心左上角第三行，两字之间空一字。 特急、加急； 紧急电报分别标明特提、特急、加急、平急。 （7）红色分隔线
发文字号之下4mm处居中，与版心等宽。 2、公文主体
公文主体格式包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、印章和成文日期等要素。 （1）公文标题
完整的标题包括：发文机关名称、公文事由、文种。 公文标题中法规、规章等名称要加书名。
位于红色分隔线下空2行，用2号小标宋体字；可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当；使用梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。 （2）主送机关
主送机关位于标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。
所有上行文都必须有主送机关。针对性强的下行文，都应当有主送机关。主送机关可以是一个，也可以是多个或所有的下属单位。平行文一般都有主送机关。主送机关可以是一个，也可以是多个。
收文对象无法限定或无须限定时，可省去主送机关。如：公开张贴的公告、通告；起笔即列章、列条的章程、条例等。
如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中抄送之上，标识方法同抄送。 （3）正文
公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋字。 “一、”（黑体）、“（一）”（楷体）、“1、”（仿宋）、“（1）”（仿宋） （4）附件说明
正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码,附件名称后不加标点符号。 （5）附件
附件应另面编排，在版记之前，与公文正文一起装订，并在附件版心左上角第一行顶格标注“附件”（3号黑体），有序号时标识序号。
如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标注附件及附件顺序号。 （6）附注
公文附注用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。 （7）发文机关署名
字体字号用3号仿宋_GB2312，位于正文的右下方（与正文或附件说明空一行），居右排。在成文日期之上，以成文日期为准居中， （8）印章
联合行文时，将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，印章下压发文机关署名。
最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。印章之间排列整齐，互不相交或相切。
（9）成文日期
成文日期右空4字，用阿拉伯数字写明年、月、日，字体字号用3号仿宋_GB2312，月、日不编虚位（即1不编为01）。
一是文尾标注，二是题下标注。题下标注指成文日期放在标题之下，正文之上，并加括号。也称“题注” 3、版记（文尾）
包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等内容的规定。 （1）抄送机关
抄送机关应用4号仿宋体字标注在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字， “抄送”二字后标全角冒号和抄送机关名称；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
先上级、平级、后下级。机关间按党、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、人民团体等次序。
（2）印发机关和印发日期
印发机关和印发日期位于抄送机关之下占一行位置；用4号仿宋体字。印发机关左空一字，印发日期右空一字。用阿拉伯数码标识。 （3）版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽，首条和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。 （4）页码
用4号半角宋体阿拉伯数字标识，置于版心下边缘的下一行，数码左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。空白页和空白页以后的页不标识页码。 （五）信函式公文
信函式公文与“文件式”公文相比，主要有以下特点：
发文机关标识不同 不标识签发人格式 上白边留得较少 间隔线不一样
份数序号、密级、紧急程度、发文字号等都在武文线之下 首页不显示页码
版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方
五、调研工作
（一）调查研究总体方案包括 1、调查目标
2、调查内容和工具
3、调查的对象与区域（范围） 4、调查时间和步骤 5、调查方法方式 6、调查人员的组织 7、调查经费的计划 8、调查工作制度 9、注意事项及其它 （二）常用的调查方法
抽样调查、典型调查、重点调查、问卷调查、个别访问、开座谈会等。
1、问卷调查
（1）封闭式问卷
优点：便于统计分析，做定量化处理。
便于被调查对象填写，匿名性好。 适用于大面积调查。
缺点：答案事先印好，可能会影响收集资料的真实度，随意选，就会出现失真。
固定答案可能不能把所有情况概括进去，受访者有可能找不到合适答案，或不予回答，或勉强回答，以致失真；
收集的资料较一般化，不够深入。
（2）开放式问卷
优点：集思广益，收集的资料比较丰富、深入、具体。 缺点：答案标准化低，资料整理比较困难，难做定量分析； 文化层次要求较高，限制被调查对象的范围。
（三）如何做好调研工作
思想上：遵从调研原则，实事求是。不唯上，不唯书，不唯众，只唯实；尊重事实，不可先入为主；要充分占有材料；坚持正确的调查研究方法。精心组织，合理安排，方法灵活多样。
操作上：准备阶段，确定项目（选择调查课题）、初步探索（搜集资料），提出理论假设、设计调查方案；调查阶段，合理运用各种调查方法；研究阶段，根据调查所得的材料，进行整理、分类、核实，并以马克思主义的立场、观点、方法予以分析研究，找出具有规律性的东西，引出理论性的正确结论。
六、保密工作
（一）秘书人员保密工作内容
文件保密
电子计算机保密 会议保密 通讯保密
宣传报道的保密 涉外接待的保密等
（二）文件保密
保密文件包括秘密文件、资料、图表以及密码、密码电报及传真等。
秘书人员在文件保密方面一定要注意秘密文件从起草到最后的存档或销毁流程中的每个环节。
拟稿、印制、传递、接收、传阅借阅、送批、翻印复制、存放保管、清查清退、销毁等。 《保密法》第十八条
对绝密级的国家秘密文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：
1、非经原确定密级的机关、单位或者其上级机关批准，不得复制和摘抄； 2、收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施； 3、在设备完善的保险装置中保存。 （三）计算机保密
计算机泄密的渠道和方式有哪些？
电磁波辐射泄密 计算机网络系统泄密 计算机存储介质泄密
工作人员使用计算机行为不当，导致泄密 如何做好计算机保密工作？
采取技术防范措施
加强机房、机器、载体及工作人员管理
应该使用密码来保护计算机数据，并经常更换；
计算机显示器应放置在他人看不到屏幕的地方，如果来访者走近，应迅速流动页面
或关小亮度，或保存你的信息关闭显示器；
计算机打印保密材料要人不离机，负责保存和传递；
在提交电子信息给他人之前，仔细核对，不能给未被授权的人 采用电脑屏蔽技术，防止电磁波辐射泄密；
计算机必须经常进行查毒、杀毒，并为了安全，不要安装借来的程序，维修时要时
时监管；
加强存有保密信息的存储介质的管理，以防止数据落到不应得到这些信息的人手上； 使用网络身份识别与验证技术、网络防病毒技术、加密技术、监控技术等，以加强
网络安全，处理核心机密的计算机最好不要上网。
（四）商业机密
商业机密是指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。
（五）秘书人员如何让做好保密工作？
保密意识和保密观念
提高警惕，注意各种泄密机密的可能性
保密制度规范，如：《党和国家工作人员保密守则》 1、不该说的机密，绝对不说； 2、不该问的机密，绝对不问； 3、不该看的机密，绝对不看； 4、不该记录的机密，绝对不记录； 5、不在非保密本上记录机密； 6、不在私人通信中涉及机密；
7、不在公共场所和亲属、子女、亲友面前谈论机密； 8、不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；
9、不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项；
10、不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。 具体的保密措施、方法、技术 （六）会议保密
会议保密涉及的范围：
会议准备过程：内部会议的日期、地点、议题、议程和日程安排等。 会议的出席者。
会议的具体活动、讲话、发言等。 会议的文件、记录和参阅资料等。
会议的录音、录像、摄影和计算机设备等。 会议保密应做好以下工作：
1、会场选择：具备保密条件，采取保密措施，会后要做好清场。 2、 器材管理检查：音响设备、摄像器材、电脑等。
*严禁使用无线话筒录音或以无线话筒代替有线扩音设备。秘密程度较高的会议禁止与会者带入手机。
3、与会人员管理 *严格控制与会人员
*制定保密措施进行保密纪律教育。
*本人签到，验证入场，会议期间不得外出，与会议无关人员不得进入会场。 4、统一发放、回收或管理会议文件。
*未经一定审批程序不得擅自借阅各类会议文件及有关音像、图片等资料。
5、会议内容，与会人员不得以任何形式对外泄露。
*未经一定审批程序不得录音、录像，会议的宣传报道不得涉及秘密事项、秘密数据等内容，新闻稿在发出时必须严格审核。
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