黑龙江教育（高教研究与评估） ２０１０年第４期 略论教学秘书在高校教 学管理 中 的角色定位及职 －＿＿－Ｉ‘－－－ ．Ｉ．－ 贝 朱欣 （红河学院，云南蒙自６６１１Ｏ０） 【摘 要】高校教学秘书在基层教学单位教学运行、教学档案管理、教学质量监控中，发挥着管理、服务、参谋 的角色，在高校的教学工作中承担着相应的管理职责，明确教学秘书的角色和职责对于提高教学管理工作效率 有重要意义。 【关键词】教学秘书；教学管理；角色；职责 【作者简介】朱欣（１ ９８１一），男，湖南江永人，红河学院教务处讲师，主要从事教育思想史、高等教育管理研究。 【中图分类号］Ｇ６４７ ［文献标识码】Ａ ［文章编号】１００２—４１ ０７（２０１０）０４—００４２—０２ 高质量的教学管理水平是高校教学质量的保 （三）参谋定位 证。教学秘书作为高校教学管理中的基层管理人员， 教学秘书在高校教学管理过程中，应协助各基 既是高校教学管理工作的具体执行者和实施者，又 层教学单位的领导，起到为教学工作建言献策的作 是各项教学活动的组织者和安排者，同时也是高校 用。因工作性质关系，教学秘书非常熟悉高校教学工 教务部门与教学单位之间、教师与教师之间、教师与 作相关的各项政策，熟悉教学资源的配置情况，熟悉 学生之间开展教学活动的桥梁，是具体教学运行工 高校的教学计划执行情况，熟悉教学管理中存在的 作的执行者。因此，教学秘书工作质量直接影响着高 不足，熟悉师生对教学工作所提出的要求。因此，教 校教学管理水平及教学质量。当前高校逐步重视内 学秘书在教学管理中可以就自己发现的问题作认真 涵方面的建设，使教学秘书工作显得越来越突出和 的思考和总结，并将相关的建议反馈给教学单位和 重要。为了适应高等教育形势的变化和高校发展的 教学管理部门或相关的职能部门，充分发挥自身为 客观需要，教学秘书应明晰在高校教学管理中的角 教学管理的参谋作用。 色和职责，其目的是使教学管理工作规范化，促进教 二、教学秘书在高校教学管理中的主要工作职 学秘书队伍整体建设。 责 一、教学秘书在高校教学管理过程中的角色定 在高校教学管理中，教学管理人员若是职责不 位 明确，很容易出现相互推卸责任的现象。教学秘书若 （一）：Ｊｌ１．务定４９－ 是不能明确自身的工作职责，就会在教学管理工作 教学秘书是高校教学管理职能机构的工作人 中缺乏预见性、计划性，使得工作处于被动状态，直 员，履行着管理服务层的职能，从事着教学管理和教 接影响教学工作的开展。明确教学秘书在教学管理 学服务性质的工作。教学秘书在高校教学管理过程 中的主要工作职责，对于高校教学管理工作而言无 中，更多地履行的是为教学工作服务的角色。教学秘 疑具有现实意义。教学秘书的具体工作职责是处理 书应在高校教学工作目标指导下，全面服务于教学， 日常教学工作，主要有以下四个方面。 服务于教师，服务于广大学生。教学秘书在高校教学 （一）协调教学工作 管理的过程中，应及时了解教学计划的执行情况，善 教学秘书是高校教学工作各个环节综合协调工 于发现、推广好的教学经验，合理配置优良的教学资 作的实际运作者，表现在以下三点。其一，教学秘书 源，及时反馈师生的意见，帮助师生解决教学管理中 负责上令下达，下情上报，要将上级教学管理职能部 存在的实际问题，为基层师生的教学服务。 门的教学要求传达给基层教学单位、教师、学生，同 （二）管理定位 时向教学管理部门汇报基层教学单位和教师的教学 教学秘书是高校教学活动的基层管理者、实践 工作情况。其二，教学秘书负责协调各个教学单位、 者、信息反馈者，担负着诸多管理者的角色。教学秘 部门间关系，协调师生的教学安排，避免教学活动出 书的教学管理包括学生的学籍管理、成绩管理、教学 现偏差。其三，教学秘书配合主管教学领导处理日常 计划执行管理、课程考核管理、教学文件管理、教学 工作，使教学工作和其他工作合理运作。教学秘书是 质量监控管理、教学基本信息的统计与处理等。在高 这些工作的具体执行者，实践着领导的决策，责任更 校复杂的教学管理工作中，教学秘书应学习和运用 为突出。 教育管理的基本理念，指导和实施教学管理。教学秘 （二）日常教学管理 书应以一个管理者的能力素质来要求自己，不断提 高校教学管理的涉及面较广，如：教学计划和课 高自身的管理能力和管理水平１１］。 程的安排、教材的征订、教师调课停课、教学常规检 朱欣：略论教学秘书在高校教学管理中的角色定位及职责 查、教学评估、教学数据统计、质量监控、教学环节安 于时间紧，工作量大，不但身心疲惫，而且容易忙中 排、考试工作安排、教学日历、学生成绩管理等等。这 出错。要提高高校教学管理工作效率，首先，要求教 切日常教学管理工作应根据教学工作安排表做到 学秘书及早准备，增加工作的主动性和预见性；其 有计划地进行，不能出现遗漏和差错，否则将影响到 次，分清主次，勤于记录，增强工作的计划性和条理 性。 教学工作的稳定性和有序性。 （三）教学档案材料管理 ２．沟通协调能力。教学秘书经常与教务处、其他 高校教学工作中的教学档案资料主要有四类： 职能部门、基层教学单位的教师和学生打交道，很多 第～类是教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作 工作的顺利完成都得益于几方面人员的共同努力。量等信息，可为教学管理提供基本依据，保证教学管 因此，教学秘书在教学管理工作中应具有与他人协 处理问题时要从多角度考虑，妥善处 理顺利进行；第二类是教学日历、教学进度表、教学 作共事的观念，课表等，为领导提供日常教学信息，便于安排听课等 理好工作上的事情，特别是处理直接面对学生的工 教学检查督导活动；第三类是学生名册、学生成绩表 作时，与做学生工作的教师协调显得特别重要。协调 一等，为高校其他部门和教师提供学生的相关教学信 息，以使教师在教学中全面地掌握学生的情况，更有 效地因材施教，教书育人；第四类是试卷、实验报告、 学习心得、课程设计、毕业论文等，作为档案，是可以 衡量高校人才培养质量的原始资料圄。 （四）教学管理工作的调查研究与建议 高校教学秘书应积极收集在教学各个环节中的 反馈信息，对教学过程中出现的新情况进行调查研 究，提高自己的问题意识，并上升到教学管理理论工 作层面，为高校教学管理领导决策提供宝贵的依据。 教学秘书结合自身的工作实际，也可主动提出一些 建议和新方案。教学秘书参与教学管理工作的调查 研究并提出自己的建议，不仅可以锻炼自身理论联 系实际的能力，也可以将研究结果凝炼，提高自己的 研究能力，促进自身的专业化发展。 三、提高教学秘书教学管理工作效率的途径 在分析了教学秘书在高校教学管理中的角色定 位和管理职责之后，笔者提出了以下几条提高教学 秘书教学管理工作效率的途径。 （一）转变观念，明确职责 要提高高校教学管理工作效率，教学秘书要转 变观念，充分认识教学秘书工作的意义。高校教学秘 书由于工作内容的原因，队伍有时不稳定，教学秘书 工作的复杂和辛劳，使得教学秘书在工作后容易形 成只要完成上级交办的任务即可的观念，有的教学 秘书还出现了职业倦怠的心理危机问题。教学秘书 应树立服务意识，主动积极地为师生服务，才能提高 工作效率。教学秘书工作头绪众多，作为教学管理人 员，应明确自己应该干些什么，才有可能把工作做 好。只有明确自身的工作职责，才不会在从事具体工 作的时候没有方向感，工作才更具有顺序性和针对 性。因此，职责明确是提高高校教学管理工作效率的 重要途径。 （二）认清角色，提高能力 教学秘书的服务角色、管理角色、参谋角色决定 了高校教学秘书需要提高多方面的综合能力。教学 秘书做的是复杂的教学管理工作，既要大胆果断，又 要耐心细致；既要体力充沛，又要心胸开阔。这就要 求教学秘书必须认清自己的角色，加强学习，只有不 断提高自身综合素质，才能不断提高工作效率。 １．统筹计划能力。高校的教学事务涉及面较广， 但也是有章可循的。教学秘书要通晓高校的主要教 学文件，熟悉各学年、各学期、各时段的常规性教学 事务，做到事前有计划，事后有总结分析，妥善安排， 工作分清轻重缓急。如果事事等到ｌｌ备时抱佛脚，则由 的前提是良好的沟通能力，所以教学秘书还应具有 较强的语言表达能力和沟通能力，只有建立良好的 人际关系，才能保证工作顺畅，心情舒畅，否则工作 效率会受到影响。 ３．处理信息资料能力。教学秘书的工作繁杂，每 人都经常会面对着大量的文件、电话、会议、数据、资 料。这些教学信息资料都是从不同环节和角度来保 证教学工作顺利进行的。教学秘书必须具有迅速、准 确地处理这些信息和资料的能力，也就是对信息资 料分门别类地按照规范收藏建档存档。如果发现信 息资料反映了一些重大的教学问题，应及时向基层 教学单位领导汇报，向有关教师学生传达。因此，善 于科学地、迅速地处理信息资料，是教学秘书必须具 备的能力。 ４．管理知识和专业能力。教学单位的教学秘书 要想顺利地开展工作，既要具备教学管理知识又要 有所在教学单位所涉及的专业知识，还要具备使用 一些常规教学管理系统的能力，熟悉计算机日常办 公软件的操作，具有相关统计基本知识。但是有的教 学秘书不是教育管理专业出身，不太熟悉教学管理 的相关知识；有的虽然是教育管理专业毕业，但不熟 悉所在教学单位的学科专业知识；有的是对一些计 算机软件的操作使用不熟悉，或是对于统计学知识 不了解。这三者均需要加强学习，完善知识结构，提 高自身的业务水平和能力。 （三）注意工作方式，讲究工作艺术 高校教学管理工作的性质决定了教学秘书在管 理工作中应注意工作方式，讲究说话技巧和语言艺 术。在工作方式方面，教学秘书要有正确的待人接物 方式，彬彬有礼、和蔼可亲的待人接物方式能够拉近 与教师、学生的距离，便于化解教学管理中的各种矛 盾和解决出现的各种问题，也能有效地提高教学管 理工作的效率。在工作艺术方面，教学秘书应了解师 生对教学的心理需求，最好把要说的话条理化，注意 说话态度和语气，保持愉快的心情与人交往，心平气 和地与师生交流，切忌在教学管理工作中语言生硬， 态度冷漠，敷衍了事。 ［参考文献】 …１徐巧娣．高校教学秘书的角色定位与素质要求［Ｊ］．南通 大学学报（教育科学版），２００８，（２）． 【２］闰芳．高校教学秘书的工作职责和能力分析…．才智， ２００９，（２４）． ［责任编辑李金波】 ４３