企业合同管理的管控措施

企业合同管理的管控措施

作者：丁洁

来源：《销售与管理》2020年第07期

合同管理工作是企业经济运营管理中较为重要的环节，已被绝大多数企业纳入其法律考量范畴内，制约企业发展前景与企业稳定运转。

但合同管理过程中存在诸多问题和风险，不仅影响合同管理质量的优劣，甚至对企业生存带来了不安定因素。本文从合同管理的重要性、合同管理原则、问题分析、管控措施等方面探讨企业合同管理工作，使得企业重视合同管理工作，制定各类合同管控措施，以期实现合同管理在企业经济运营管理作用，为企业运营管理创造稳定又良好的发展环境。

社会经济发展的进程中，企业双方或企业与个人的契约精神越来越受到重视和法律规范管理，而合同签订是契约精神最常见的形式体现。因为契约的法律层面定义为合同，是合同双方当事人在平等条件下依照国家的相关法律和法规起草、设立、履行、变更、终止等全过程。

为了更进一步履行契约精神和避免各类纠纷，应加强对合同管理的重视性，建立一套合规合法的合同管理机制和风险管理措施办法势在必行，能够实现合同管理的规范化、动态化、系统化管理。

企业主体更需立足自身发展需求和科学合理的合同管理机制制度基础之上，优化企业合同管理资源和方式方法，规避各类合同风险问题，确保企业经济运营管理工作平稳有序的运行。

1.促进企业经营管理的有序、长期运转

企业经营管理的核心目标是企业经济长久化地运转与经济利益化地有序有效开展。只有企业长期盈利，才能推动企业谋发展，为社会创造更多的就业机会和税收红利。

但前提是企业经营管理活动和企业业务需在正确的法律法规约束下进行，对企业间的业务合同、企业人员雇佣合同、社会服务合同等众多合同纳入企业经营管理范围内，并做到合法合规，科学有效地管理，使得企业间有盈利，企业人员有报酬，社会有税收，实现合作共赢和促进企业经济长久化地运转。

2.完善企业内部结构和岗位分工工作

合同管理是渗透在企业经营管理每个环节内的，企业内部结构和岗位分工工作都有其管理约束。

例如：供电供水合同、物资采购合同、融资合同、销售合同、劳务合同等均与企业内部结构设置和岗位细化有关，因合同内容起草与制定需各对应岗位人员进行专业把控和内容规范，反作用促进企业对内部结构和岗位分工需系统化布控、细化设置，做到逐步完善，明规立制，各司其职，环环相扣，实现企业经营管理的最优化，降低企业经营管理成本和提升经济效益。

3.提升企业社会信誉，实现企业经济效益最大化

企业建立一套合规合法的合同管理制度，能使得合同双方依法履行合同义务和责任，圆满实现合同既定目标和合同内的经济收益，树立企业品牌形象，使得企业在市场经济中获得认可和良好口碑，提高企业社会信誉和市场地位，增强企业综合经济竞争力，实现企业经济效益最大化收益，促进企业长期可持续发展。

企业合同管理，是企业为规范合同事务，利用并充分发挥法律法规的特性和功能，对企业合同管理进行有计划的领导、组织、实施与控制活动。

为了能科学合法地管理企业合同应遵循四个原则：一是合法与经济合理原则。任何合同起草、制定、签订等环节，必须在法律法规框架内进行，以及以最小的企业成本获取最大的市场经济盈利，实现企业的社会价值。

二是协作履行原则。合同签订后，需合同双方遵守合同内本方义务和责任，协同合作，共同履行合同内容，圆满完成合同。

三是变更原则。合同在履行过程中，受不可预见或不可抗力的因素影响，制约合同履行程度或违约毁约，可在签订前，考虑社会发展态势和经济发展趋势的前提下，积极协商合同双方进行内容变更，确保合同的履行。

四是标准化原则。合同管理应从标准化管理入手，任何一个合同都需要遵循“三阶段六环节”标准流程，即为合同订立、履行、归档三阶段，合同事项沟通、文本审查与签订、履行及问题风险处理、合同结算、合同后归档评估六环节。可规避合同管理的松散

随机性，节约合同管理成本和实施标准性管控。

企业在实施合同管理的过程中，如果不做好相关的协调，很有可能会使利益双方受到相应的损失，同时在合同管理的过程中，涉及到的范围十分广泛，管理过程中的流程也较为复杂。

因此，企业在进行管理的过程中，需要企业完善合同管理制度、提高自身管理水平和抗风险能力，并且需要合同双方能够按照合同约定履行职责，共同提高合同的履约率。一旦出现违约情况或履约障碍，合同执行部门应进行完整的书面记录并保存相关证据，对出现的一些问题进行相关的分析，能够很好地根据企业所面临的问题提出解决的策略。

1.合同管理归口不定，管理职责分工不明确

合同管理不单是企业办公室或法律事务管理部门独自管理的，而是由企业办公室或法律管理部门进行统筹管理，但需要各业务部门、管理部门、职能部门互相沟通管理。

但现实对合同起草、签订、履行监督等都只归办公室管理，涉及到其他部门协助管理时，存在推诿现象，或职责分工不明确，导致合同管理形同虚设、效果差，流于形式，不能真正地实现合同管理的有效管控。

2.合同样式不规范，合同内容规定不严谨

企业合同种类较多，如供电供水合同、物资采购合同、融资合同、销售合同、劳

务合同等，多数合同样式和内容制定都由企业内部人员完成。

但因合同审核不严、编制人员专业知识缺少等企业主观因素，导致合同样式不规范，内容规定漏洞百出，合同法律效力差，为后期合同履行留下了败笔。

3.合同履行监督缺位，缺少合同后验收评价机制

合同管理的动态监督就是对合同履行情况的监管，往往企业只关乎合同谈判、签订和归档等静态管理，忽视了履行监督权益，致使合同履行难度大，合同应付款不到位等现象。再者在合同结束后，无验收评价机制跟进，无法保证企业自身合法权益受到保护。其实，合同管理的风险根源在于合同参与者，合同参与者素质高低，专业知识能力高低和个人诚信优劣直接影响到合同管理质量。

1.强化合同管理人员专业能力，提升工作质量

为了实现合同管理制度的健全，行之有效，其执行者即合同管理人员应组织相关人员进行合同管理体系培训，使其熟知并能有效落实制度内容，确保管理制度执行到位。

同时更应积极组织合同管理专业知识、财务知识、法律常识等培训讲座，拓展合同管理人员知识面，强化合同管理人员的专业能力和工作技能，提升工作质量。

2.建章立制，规范合同管理组织构架

企业内部应制定一套科学合理、行之有效、全过程动态监控的合同管理体系，并

设置完善合同管理组织构架，全面管控企业合同。

选用专业人员对合同的合法性进行审查，规避法律风险，建立合同标准文本及签订使用说明，及时处理合同纠纷，通过合同组织和人员优化规范合同管理活动，提升合同管理水平，保证企业的经济发展。

3.严格把关合同动态管理和合同后验收评价

合同管理工作是全过程，在合同签订前，合同管理人员应对企业的业务需求、项目资金、供应商要求进行认真分析，熟悉合同目的。同时应获取合同对方信息，对其主體资格、资信情况、履约能力进行全方位审查。

合同签订中，合同管理人员按照既定的制度、流程进行合理的审批、备案、登记，在正式签约前召开合同交底会，明确双方权利、义务，保障信息对称。

合同签订后，合同管理人员应加强对合同履行过程的监管，及时对合同履约情况进行处理，包括但不限于合同变更、合同纠纷、合同终止等等，从而保证合同履约过程管理的规范性和及时性。

企业需立足自身发展需求和国家现有的法律法规基础之上，优化企业合同管理资源和方式方法，建立一套科学、合规合法的合同管理制度，规避各类合同风险问题，从而确保企业经济运营管理工作平稳有序的运行。

（本文作者丁洁，女，出生于1987年2月，山西长治人，中国矿业大学，工商管

理，本科。工作单位：山西潞安检测检验中心有限责任公司。职位：助理经济师研究。研究方向：合同管理。）